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E-Mails im Urlaub Sie haben Post!

Auch in den Ferien wollen viele nicht darauf verzichten, ihre Dienst-Emails zu kontrollieren. Wer sich damit nicht die Urlaubsstimmung vermiesen möchte, sollte einige Regeln beachten.

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Nicht nur der Briefkasten neben der Haustür quillt im Urlaub schnell über, sondern auch das E-Mail-Postfach der Firma.

Quelle: dpa (Symbolfoto)

Hannover. Oft ist es nur eine Kleinigkeit, die die Kollegen wissen wollen. Es geht um ein Dokument, das nicht aufzufinden ist, um eine Absprache, die bei der Übergabe nicht richtig festgehalten wurde. Keine große Sache also. „Eine kurze Frage haben wir doch noch“, schreiben sie dann per SMS oder E-Mail. Und wünschen am Ende „noch einen schönen Urlaub“. Der schöne Urlaub freilich, bei dem man sich vorgenommen hatte, mal so richtig abzuschalten, ist für den Empfänger nach der Lektüre nicht mehr ganz so erholsam. Auch wenn man sich vornimmt, die Anfrage vorerst zu ignorieren, kreisen die Gedanken wieder um die Arbeit. 

Selbst schuld, könnte man sagen. Schließlich kann im Urlaub niemand gezwungen werden, für Chefs oder Kollegen erreichbar zu sein. Das Smartphone darf ausgeschaltet bleiben, die Dienst-E-Mails ungelesen. Viele rufen den Kollegen am letzten Arbeitstag beim Rausgehen dennoch zu, dass sie sich einfach kurz melden sollen, wenn es noch Fragen gibt. Man will ja schließlich nett sein. Oder sich vielleicht auch einfach nicht eingestehen, dass der Laden auch dann prima läuft, wenn man einmal nicht da ist.

Das Phänomen ist weit verbreitet: Wie eine repräsentative Umfrage des Software-Anbieters Symantec und des Personaldienstleisters Randstad ergab, schauen 52 Prozent der Arbeitnehmer auch im Urlaub ihre geschäftlichen E-Mails durch. Zum überwiegenden Teil sind es Männer, die nicht loslassen können oder wollen. 63 Prozent gaben an, auch im Urlaub ab und an zu schauen, ob etwas Wichtiges im E-Mail-Postfach aufgelaufen ist, bei den befragten Frauen waren es nur 39 Prozent.

Auch wenn sie das nie sagen würden, bedeuten Dienst-E-Mails im Urlaub für viele Stress. Wer sich dazu durchgerungen hat, nach der Lektüre auch zu antworten, muss damit rechnen, dass in Kürze wieder eine weitere ungelesene Mail mit der Betreffzeile „RE:“ im Posteingang liegt.

„Es muss ganz klare Regeln innerhalb eines Betriebes geben was Handykultur, Mail-Verkehr angeht“, hat Bundesarbeitsministerin Ursula von der Leyen deshalb kürzlich gefordert, als sie eine klare Trennung von Arbeit und Freizeit anmahnte. „Diese Regeln müssen vom Arbeitgeber gesetzt werden, aber auch von den Beschäftigten gelebt werden.“ Genau daran hapert es aber: 85 Prozent der Befragten gaben in einer Studie des Bundesverbandes der Betriebskrankenkassen (BKK) an, außerhalb ihrer regulären Arbeitszeit für Kunden, Kollegen oder Vorgesetzte erreichbar zu sein. Jeder fünfte Berufstätige gab an, noch kurz vor dem Schlafengehen dienstliche E-Mails zu bearbeiten. „Erreichbarkeit ist der neue Stressfaktor Nummer eins“, sagt Heinz Kaltenbach, Geschäftsführer des BKK-Bundesverbandes. 51 Prozent sind sogar jederzeit „Stand-by“ – obwohl zwei Drittel der rund 2300 Befragten in der Studie einräumten, dass dies gar nicht von ihnen verlangt wird.

Angst, den Anschluss zu verlieren

Für die Angst, den Anschluss zu verlieren, wenn das Handy längere Zeit ausgeschaltet ist, haben britische Wissenschaftler das Kunstwort Nomophobie, kurz für „No mobile phone phobia“, geprägt. Längst nicht alle Betriebe haben erkannt, dass man die Mitarbeiter manchmal auch vor sich selbst schützen muss. Große Aufmerksamkeit fand deshalb eine Entscheidung, die Volkswagen 2011 verkündete: Der Betriebsrat hatte durchgesetzt, dass der Autobauer aus Wolfsburg nach Feierabend keine E-Mails mehr an die Blackberrys seiner Mitarbeiter verschickt – um unnötigen Stress zu vermeiden.

Wer immer erreichbar sei, der könne einfach nicht entspannen, warnt auch Wolfgang Panter, Präsident des Verbands Deutscher Betriebs- und Werksärzte. „Wer früher im Urlaub war, der war weg, den konnte man nicht anrufen.“ Im Zeitalter von Smartphones, über die oft auch Dienst-Mails eingehen, sei das anders. „Deshalb sollte man sich sagen: ,Jetzt schalte ich das Ding ab!‘“, empfiehlt der Mediziner.

Wer freiwillig anbiete, ein Auge auf ein Projekt zu haben, obwohl er eigentlich im Urlaub sei, sollte klar kommunizieren, dass er anschließend tatsächlich nicht mehr zu erreichen ist, rät die Justiziarin des ver.di-Landesbezirks Niedersachsen-Bremen, Martina Dierßen. „Wenn Absprachen unklar sind, kann es schnell passieren, dass er Ärger gibt, der sich an höherer Stelle fortsetzt.“

Nur Betreffzeilen querlesen

Internet-Experte Jo Bager, Redakteur beim Computermagazin „c’t“, hält wenig davon, während des Urlaubs das Firmen-Postfach zu kontrollieren. „Der Urlaub dient der Erholung. Da ist es kontraproduktiv, Mails zu bearbeiten.“ Damit keine wichtigen Mails liegenbleiben, sollte man stattdessen eine automatische E-Mail-Antwort einrichten, die Kunden und Geschäftspartner darüber informiert, wann man wieder zu erreichen ist, und welcher Kollege in dringenden Fällen kontaktiert werden kann.

Automatische Antwort einrichten

Wer es sich beruflich nicht leisten könne, eine Zeit lang nicht erreichbar zu sein, Selbstständige etwa, sollten dienstliche Mails oder Telefonate auf ein Minimum begrenzen, rät Bager. Hilfreich sei, eine feste Zeit für die Bearbeitung zu reservieren – etwa am Morgen. „Dann kann man sich darauf einstellen und hat es für den Rest des Tages hinter sich.“ Wichtig sei auch, stark zu selektieren. „Ich würde nur die Betreffzeilen querlesen und mich nur um dringende Sachen kümmern, die sich nicht verschieben lassen, und die ich nicht an einen Kollegen delegieren kann“, sagte der „c’t“-Experte. Letztlich müsse das aber jeder mit sich selbst ausmachen.

Längst nicht jedem bereitet es freilich schlaflose Nächte, wenn er auch im Urlaub auf dem Laufenden bleibt. Wer soziale Netzwerke wie Google+ oder seinen Twitter-Account privat und beruflich intensiv nutzt, will oft gar nicht für längere Zeit offline sein. Dazu zählt auch Luca Caracciolo, Redaktionsleiter des „t3n“-Magazins aus Hannover, das sich mit digitalen Geschäftsmodellen, Social Media und Internetthemen beschäftigt. Weil es so bequem sei, eine E-Mail zu schreiben, würden viele zu wenig darüber nachdenken, ob es nicht effektiver wäre, zum Telefon zu greifen – oder ganz darauf zu verzichten, einen Termin ein zweites Mal zu bestätigen, meint er.

Caracciolo hält seine Korrespondenz bewusst knapp. Ihn hat das Konzept der Fünf-Sätze-Philosophie überzeugt, das unter http://five.sentenc.es nachzulesen ist. Weil ausführliche Antworten zu viel Zeit kosten, solle man in E-Mails – wie bei SMS-Textnachrichten oder Tweets – sparsam mit Zeichen umgehen, heißt es dort. Maximal fünf Sätze solle eine E-Mail haben. Egal, worum es geht. Und egal, an wen sie geht. „Ich versuche das einzuhalten“, sagt der „t3n“-Printchef. „Zu 95 Prozent klappt das auch. Und wenn man einen Sachverhalt nicht in drei, vier Sätzen erklären kann, ist eine E-Mail ohnehin das falsche Medium.“

Karsten Röhrbein

Vorsicht vor falschen Freunden

  • Vorfreude nur mit Freunden teilen: „Ich bin jetzt drei Wochen auf Mallorca. Bis bald!“ Solche Posts verkneifen sich Nutzer von sozialen Netzwerken lieber, rät Katrin Rüter vom Gesamtverband der Deutschen Versicherungswirtschaft (GDV). Denn Einbrecher könnten das als Einladung auffassen. Fotos aus dem Urlaub werden aus dem gleichen Grund besser erst nach der Heimkehr gepostet. Das gilt besonders für Blogger oder Webseitenbetreiber, bei denen Kriminelle über das Impressum gleich auch die Adresse erfahren. Wer auf die Mitteilungen nicht verzichten möchte, sollte sie nur für seine Freunde oder ausgewählte Kontakte sichtbar machen.
  • Daten vor dem Urlaub sichern: Ob am Flughafen, im Hotelzimmer oder am Pool: Smartphones, Notebooks oder Tablet-Computer können im Urlaub schnell verloren gehen oder beschädigt werden. Urlauber sollten ihre Geräte daher per Code­sperre und Passwort sichern, rät die Zeitschrift „Computer Bild“. Sinnvoll ist auch eine Sicherungskopie wichtiger Daten vor dem Urlaub. Wer die Flugtickets oder eine Kopie des Reisepasses bei einem Clouddienst speichert, hat im Notfall auch vom Urlaubsort aus Zugriff darauf. Allerdings sollten Nutzer dabei unbedingt einen Anbieter wählen, der die Backup-Daten verschlüsselt überträgt.
  • Vorsicht im Internetcafé: Wer kein Notebook mit in den Urlaub schleppen will, kann vor Ort auch im Internetcafé ins Netz gehen. Vertrauliche Daten sollten Urlauber auf fremden Rechnern aber auf keinen Fall eingeben, rät das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik. Onlinebanking und -shopping sind zum Beispiel tabu, weil vertrauliche Informationen wie PIN- und Kreditkartennummern dabei leicht abgefangen werden können. Eigene externe Medien wie USB-Sticks oder Kameras sollten nur an Rechner angeschlossen werden, auf denen die Virenschutzsoftware auf dem neuesten Stand ist. Beim Abmelden vom Rechner sollten alle eingegebenen Daten im Browser gelöscht werden, darunter zum Beispiel der Verlaufsordner. Wer auf Nummer sicher gehen will, kann sich für den Urlaub eine gesonderte Mailadresse einrichten, an die die digitale Post vom persönlichen E-Mail-Account weitergeleitet wird. So lässt sich verhindern, dass in einem Internetcafé die Zugangsdaten für die private Mailadresse ausspioniert werden.

frs/dpa

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