Weltweit breitet sich das Coronavirus aus – und immer mehr Firmen denken über Homeoffice und mobile Arbeit nach. Die Nachfrage nach Videokonferenzsoftware etwa nimmt stetig zu, gleichzeitig setzen Techfirmen wie Google und Twitter fast flächendeckend auf die Arbeit von zu Hause. Doch die ist gar nicht so einfach, wenn ein Unternehmen damit noch keine Erfahrung gesammelt hat.

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1) Homeoffice vorbereiten

“Die Einführung von mobiler Arbeit ist eigentlich nicht als Ad-hoc-Werkzeug gedacht”, betont Ole Wintermann, bei der Bertelsmann-Stiftung im Projekt “Zukunft der Arbeit” tätig. Im Idealfall nehmen sich Unternehmen Zeit, bevor es losgeht – doch wegen des Coronavirus könnte die fehlen. “Teams sollten nicht einfach ins dezentrale Arbeiten verschwinden”, warnt Wintermann aber ausdrücklich. So sollte man sich überlegen, welche Arbeit gar nicht online erledigt werden kann – und wie man damit umgeht.

2) Regeln und Kommunikationswege klären

“Ein Team sollte sich konkrete Regeln überlegen,” rät Wintermann. Etwa, wann Besprechungen und wann Essenspausen möglich sind, sollte geklärt werden. “Es ist wichtig, fixe Kommunikationskanäle festzulegen”, rät Wintermann außerdem. Schließlich helfe es niemanden, wenn ein Team fünf Messenger gleichzeitig verwendet. Bei den Kommunikationskanälen ist es außerdem wichtig, gegebenenfalls auf die DSGVO-Kompatibilität von Messengern zu achten. Wer – sinnvollerweise – auch auf Videokonferenzen setzen will, hat derzeit einen Vorteil: Diverse Anbieter von Google über Microsoft bis hin zu Zoom bieten ihre Dienste dafür wegen des Coronavirus derzeit kostenlos oder stark vergünstigt an.

3) Das Arbeitsrecht im Blick haben

Grundsätzlich haben Chefs zwar ein Weisungsrecht - doch bei der Frage, wo Arbeit erledigt wird, sind die Spielräume erstmal begrenzt. Im Regelfall ist im Arbeitsvertrag festgelegt, wo der Arbeitsort ist. Nur wenn im Arbeitsvertrag, einer Tarif- oder Betriebsvereinbarung auch die Anordnung von Homeoffice vorgesehen ist, muss der Arbeitnehmer der Anordnung zur Arbeit zu Hause Folge leisten. Wenn es entsprechende Vereinbarungen noch nicht gibt, müssen diese eigentlich ausgehandelt werden. “Dazu sollte eine Betriebsvereinbarung geschlossen werden”, rät Till Bender vom DGB-Rechtsschutz - und verweist darauf, dass daran der Betriebsrat beteiligt werden muss.

Gibt es keinerlei Vereinbarungen über die Arbeit zu Hause, kann der Arbeitgeber aus Benders Sicht übrigens nicht einfach Homeoffice anordnen, wenn etwa der Betrieb unter Quarantäne gestellt wird. “Beschäftigte sind nicht dazu verpflichtet, weil so etwas Teil des Betriebsrisikos ist, das Arbeitgeber tragen”, so Bender.

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4) Ordentliche Arbeitsplätze zu Hause einrichten

“Ein guter Arbeitsplatz ist grundsätzlich überall dort denkbar, wo man sich wohlfühlt”, sagt Wintermann. Doch egal ob Schreibtisch, Küchentisch oder Sofa, bestimmte Dinge sollten geklärt sein. Dazu gehört vor allem eine gute Internetverbindung und ein guter Empfang mit dem Telefon. “Aus juristischer Sicht gelten die betrieblichen Regelungen für Gesundheitsschutz und Arbeitsschutz auch zu Hause”, betont zudem Bender. Das kann theoretisch soweit gehen, dass Schreibtischhöhen und Lichteinfallwinkel in den eigenen vier Wänden bestimmte Auflagen erfüllen müssen – wobei das praktisch im Zuge kurzfristiger Wechsel an den heimischen Arbeitsplatz wohl nicht alle Beschäftigten einfordern werden.

5) Ordentlich kommunizieren

Arbeiten Mitarbeiter zuhause, verändert sich im Gegensatz zur Präsenzarbeit vor allem die Kommunikation. Statt Meetings trifft man sich in Telefon- und Videokonferenzen, statt per Zuruf kommen Hinweise per Messenger. Doch das ist nicht ganz einfach, schließlich hat Kommunikation immer auch eine nonverbale Ebene. Und die wird erschwert, wenn man den Gegenüber gar nicht oder nur per Videoschalte sieht. “Bei Durchführung von Telefonkonferenzen ist es wichtig, die Moderatorenrolle vorab festzulegen und diese dann auch auszufüllen”, sagt Wintermann. Damit die Kommunikation nicht leidet, könne das auch bedeuten, dass der Moderator einzelne Gesprächsteilnehmer unterbricht. Ein wichtiger Tipp von Wintermann: In Videokonferenzen ist mehr nonverbale Kommunikation möglich. Bei wichtigen Besprechungen sollte das genutzt werden, rät der Experte.

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6) Auf die Zeit achten

Das Thema Arbeitszeiterfassung ist seit einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) im vergangenen Sommer nicht ganz unkompliziert. Denn theoretisch muss seitdem auch die Arbeitszeit zuhause rechtssicher erfasst werden. In das deutsche Arbeitsrecht ist das Urteil bislang noch nicht eingeflossen, weshalb es noch einige Unklarheiten gibt. Zur Arbeitszeiterfassung gibt es zahlreiche digitale Angebote, die Unternehmen nutzen können. Wichtig ist allerdings, dass im Homeoffice schnell die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit verschwimmen können. “Beschäftigte sollten vorab einen konkreten Tagesablauf für sich festlegen und den dem Rest des Teams kommunizieren”, empfiehlt Wintermann deshalb.

7) Mit Störungen umgehen

Die Arbeit im Büro hat auch Vorteile: Dort geht es im Regelfall vergleichsweise ungestört zu. In den eigenen vier Wänden kommen hingegen etwa Mittags die Kinder nach Hause, Handwerker klingeln oder es kommt anderweitig etwas dazwischen. Wintermann empfiehlt, Störungen gegebenenfalls dem Rest des Teams zu kommunizieren - und meint: “Eine flexiblere Zeiteinteilung kann sinnvoll sein, zum Beispiel, wenn Mittags die Kinder nach Hause kommen - und dann störungsfreies Arbeiten schwieriger wird.” Ein weiterer Tipp von Wintermann: “Geräuschunterdrückende Kopfhörer helfen.“